Електронска архивска књига | ИСТОРИЈСКИ АРХИВ НОВИ САД

АПЛИКАЦИЈА АРХИВСКА КЊИГА

Увод

Канцеларијско пословање у Србији, и поред бројних техничко технолошких иновација које у огромној мери олакшавају и унапређују рад, још увек се грчевито држи старих форми образаца у папирном облику. Бројни закони попут Закона о електронском документу, Закона о дигиталном потпису и Уредбе о електронском канцеларијском пословању, дају нам читаву палету могућности да пословање убрзамо, уредимо и олакшамо. Апликације, програми и друга решења се јако споро имплементирају у радна окружења. Радни столови административних радника препуни су фасцикли, папира, блоковских образаца за свакакве намене. Трагање за неком посебном категоријом или документом често траје и по неколико сати а неретко се завршава неуспехом. Разлози за то су многобројни. По учесталости се издвајају мањак смештајног простора унутар једне канцеларије и немање слуха роководећих људи за иновације, улагања или едукацију. Веома често се код административних радника може запазити и присуство технофобије што промене у овом смеру чини још споријим и тежим. Класичан начин канцеларијаског пословања подразумева и непотребно улагање у смештајни простор за велику количину документације која се ретко узима на увид након прве употребе. Побројане проблеме могуће је елиминисати а канцеларијско пословање унапредити правилним информисањем одговорних лица о предностима и манама електронског пословања и увођењем савремених софтвера и апликација, уз минималну обуку радника. Сваки образац који се користи у канцеларији може бити преведен у електронски облик. Аутоматизација манипулисања оваквим документима омогућава брз унос података, и што је најбитније, њихову прецизну и једноставну претрагу и чување.

Како то други раде

Кад се употреби термин Електронски архив, готово увек се мисли на дигитализацију архивске грађе и регистратурског материјала. Програмска решења и скуп техничких уређаја подређени су снимању докумената у неком од дигиталних формата и приказ истих на интернет странама или штампом у неком од формата папира. Углавном такве послове раде приватне фирме, услужно, другим правним лицима.

Ако погледамо бивше републике некадашње Југославије, видимо да је устројство Архивске књиге готово идентично као код нас. Република Хрватска и њен државни Архив формирали су Национални архивски информациони сустав или АРХИНЕТ (1), који представља регистар архивских фондова и збирки. Интернет системом омогућава се приступ подацима о архивским изворима који се чувају у Архивима и код ствараоца архивске грађе. Република Словенија, у оквиру државног Архива, сачинила је интернет презентацију Архива којим се кроз све фондове пролази једноставним упитом бази података (2). Уопштено гледано, све се заснива на приказу скенираних докумената или аката који су презентовани на интернет станицама самих Архива.

Шта је Архивска књига?

Архивска књига је инвентарни преглед целокупног архивског материјала, насталог у раду једне регистратуре. Закон о културним добрима Републике Србије ( Сл. Гласник РС бр. 71/94 ) (4) прописује обавезу свих правних лица да поседују и ажурирају евиденцију о регистратурском материјалу односно документацији која се у физичком облику налази у њиховим просторијама и/или наменским архивама. Уобичајени и уједно законом прописани назив за ту евиденцију је Архивска књига. Како је законом регулисано постојање Архивске књиге, тако је закон прописао и начин њеног вођења. Правилник о канцеларијском пословању (3) омогућава и увођење електронског облика Архивске књиге, као потпуно равноправног обрасца.

Проблематика Архивске књиге код ствараоца

И поред прописа који детаљно уређују чување и вођење Архивске књиге, пракса у регистратурама показује сасвим другачију слику. Најчешћа ситуација код ствараоца архивске грађе је та да се сама Архивска књига чува на неодговарајућим местима, која су врло често непознаница онима који су задужени за њено вођење и ажурирање. Услед неадекватног чувања Архивска књига је у великом броју случајева физички оштећена, недостају корице књиге, странице књиге су оштећене, неретко недостаје по нека или је откинута страница убачена на место на којем не би требало да се налази. Одговорним лицима је потребно дуго времена да, на захтев, Архивску књигу пронађу и доставе.

Други проблем вођења Архивске књиге код ствараоца је тај да су задужена лица најчешће необучена за вршење тог посла и не познају Листу категорија архивске грађе па се у књигу уписују непостојеће или непотпуне категорије. То у великој мери отежава рад, смештај и употребу архивираног материјала као и контролу и надзор надлежног Архива.

Главна решења проблема

Постоји више начина да се ова област трајно реши. Један од могућих начина је широка акција контроле, надзора и едукације лица одговорних и задужених за вођење Архивске књиге. Овакво решење изискује велика новчана средства које у данашње време правна лица или нису спремна да издвоје или за то нису у финансијској могућности. Закон о културним добрима, Правилник о канцеларијском пословању и други законски акти јасно прописују начин вођења и уређења Архиве код ствараоца грађе као и вођење Архивске књиге што захтева од одговорних лица да имају обучен и стручан кадар унутар својих система. Новчана средства која би се морала издвојити за правилну едукацију одговорних лица су прилично велика и најчешће се такав вид решавања проблема избегава.

Једноставније решење

Узимајући све наведено у обзир, могуће решење је Електронска архивска књига, апликација подешена за рад у десктоп окружењу једног или више рачунара или интернет окружењу, без обзира на врсту уређаја (компијутер, лаптоп, таблет, мобилни телефон), врсту оперативног система и хардверско решење самог уређаја којим се вођење Архивске књиге одвија.

Добри примери апликација повезаних интернетом су електронски дневници у школама и картони пацијената у домовима здравља. У примеру електронског дневника, остављена је и опција уписа податка у стандардизовани образац у тзв. папирном облику. Наставно особље попуњава и један и други образац потпуно равноправно а интернет опција даје огроман простор свим осталим корисницима којима је омогућен приступ и увид у рад. Код картона пацијената потпуно је напуштен систем коришћења папирног облика евидентирања података. Стабилно интернет окружење и квалитетно урађена апликација, уз све мере безбедности, омогућила је далеко јефтиније и боље евидентирање.

Обе поменута примера, као опције решавања проблема вођења евиденције у електронском облику, имају својих предности и мана. У случају Архивске књиге, као најбоље решење намеће се интернет апликација која, поред основних предности, има и могућност креирања јединствене базе података свих правних лица на територији Републике Србије. Правна лица се у виду клијената Апликације пријављују и креирају своју Архивску књигу.

Основне предности интернет апликације су:

1. Нема посебних хардверских захтева нити набавке скупих уређаја, јер се Апликацији може приступити са било којег уређаја ( десктоп, лаптоп, таблет, мобилни телефон). Потребна је само интернет конекција.
2. Апликацији се приступа без обзира који опертивни систем се користи. Десктоп апликације захтевају одређени оперативни систем, као и одређену верзију оперативног система. Врло често се догоди да неке апликације не раде на новијим верзијама оперативног система јер их сам систем не подржава. Код интернет опција не захтева се ништа од наведеног, зато што свака верзија оперативног система, у најгорем могућем случају, има и своју верзију програма којим се приступа интернет страницама.
3. Визулено окружење апликације је подешено тако да олакшава рад. Поља за унос података у базу су јасно означена насловом, а пребацивање са једног поља на друго врши се аутоматски без утицаја корисника или кликом миша, тастером ентер или таб. Програм је тако конципиран да практично препознаје захтев корисника и, системом прејудицирања могућег решења, исто и понуди и пре него што се упит до краја постави. Пример за то је листа категорија која је релацијом повезана са базом информација о року чувања одређене категорије грађе па одабиром категорије систем сам додељује вредност рока чувања.
4. Додаци попут већ постављене Листе категорија сами се учитавају након унетог једног или два почетна слова. Поље за унос категорије архивске грађе или регистратурског материјала у себи садржи постављену Листу категорија. Уласком курсора у поље за унос податка и куцањем првог карактера, Апликација сама избацује листу која у себи садржи задати карактер као први у низу.
5. Нема потребе за додатном и скупом обуком корисника. Окружење апликације је такво да је потребан минимум знања употребе рачунара, тастатуре и миша. Уносом назива апликације истој се моментално приступа а након тога визуелни део на екрану наводи корисника до жељеног дела апликације.
6. Безбедносни системи заштите података су на максималном нивоу, јер су искоришћена сва доступна средства заштите о којима ће бити посебно речи.
7. Подацима се приступа врло једноставно и у било које доба. Није потребно бити на одређеном месту да би се приступило подацима похрањеним у базу. Интернет конекција и доступност неког од уређаја који подржавају интернет претрагу су довољни за приступ бази података.

Поштујући прописе о форми Архивске књиге као обрасцу, апликација је формирана тако да у потпуности задовољава све критеријуме једнообразности. Уз поштовање прописа, апликација доноси и додатне предности :

1. Грешка при уносу у базу података исправља се пре снимања податка. Аутоматизација у процесу уношења неког податка заступљена је у тој мери да готово елиминише могућност грешке при уносу. Највише се то види приликом уношења категорије архивске грађе где се у поље уноса могу унети искључиво правилно написане категорије које се налазе у бази Листе категорија. Тиме се елиминише могућност произвољног додељивања назива архивској грађи.
2. Подаци унети у базу позивају се по више критеријума. Колико критеријума за унос у базу има, толико има и критеријума за претрагу исте и приказ резултата упита бази. Додатна опција је претрага по кључној и сличној речи.
3. Могућност штампаног облика Архивске књиге у прописаном облику. Приликом штампања података из базе, апликација је формирана тако да штампани део или комплетна Архивска књига има законом прописану форму обрасца.
4. Апликација на основу унетих података сама врши селекцију регистратурског материјала којем је рок чувања истекао и формира предлог листе за излучивање. Релације података које се налазе у програму апликације повезују податке из Архивске књиге по три битна параметра а то су: година настанка, категорија и рок чувања. Кад настане законом предвиђен период за излучивање архивске грађе и регистратурског материјала којем је рок чувања истекао, апликација врши аутоматско поређење ова три наведена параметра и формира предлог листе архивске грађе за излучивање. Тако формиран предлог листе даје на увид одговорном лицу-кориснику Апликације и са његовим одобрењем, аутоматски, у виду електронске поште, шаље листу надлежном Архиву на преглед и одобравање.
5. Са додатном опцијом топографског приказа могуће је прецизно одредити смештај архивске грађе у депоима. Стандардна архивска књига нема опцију топографског приказа смештаја архивске грађе и регистратурског материјала унутар депоа или неког другог смештајног простора. Једноставним програмским додатком ова опција је омогућена. Попуњавањем тог дела обрасца и претрагом исте, утврђује се прецизно место сваког предмета појединачно.
6. Са додатном опцијом напомене, могуће је дати кратак опис стања грађе. Често је битно назначити у каквом физичком стању се налази архивска грађа код ствараоца. И ова, као и претходно наведена опција, нису стандардни део Архивске књиге у писаном облику. Апликација је и овде једноставно понудила опцију за кратак текстуални опис сваке категорије појединачно.

Безбедност података

Унутар апликације уграђене су бројне мере безбедности корисника и унетих података. Прва и основна мера безбедности је да сваки корисник добија корисничко име и шифру којима приступа апликацији и бази. Ова два параметра раздвајају јавно и приватно коришћење било које апликације, програма или мреже. Параметре не бира корисник него им додељује администратор система, ( да би се избегле шифре које су једноставне и повезане са личношћу корисника ). Свака измена мора проћи додатну контролу у виду сазнања због чега је дошло до захтева за промену шифре и да ли су подаци за тог корисника компромитовани. Корисник којем је додељена шифра има обавезу да исту чува и држи искључиво за себе, постављајући себе као једну од карика у ланцу безбедности. Правно лице коме се додељује корисничко име и шифра одређује која лица унутар његовог система имају право коришћења апликације. Одговорност чувања ова два податка је на самим корисницима. Управо из разлога лаке компромитованости овакве мере безбедности она је постављена као прва и најмање сигурна али потребна.

Следећи ниво безбедности је уграђен у сам дизајн програма и познат је искључиво администратору система а у великој мери спречава приступање бази неовлашћеним лицима. Неовлашћеним приступом се може сматрати и приступ лица које поседује корисничко име и шифру а није одређено да буде корисник од стране одговорног лица у правном лицу (случајно или намерно неовлашћено лице долази у посед корисничког имена и шифре и врши злоупотребу података). Реч је о систему ускладиштених процедура које представљају скуп инструкција, смештених у саму базу података, које доприносе бржем извршавању захтева корисника и омогућавају бољу контролу рада система. Бела и црна листа су програмски системи којима се одређене речи дозвољавају или забрањују ( бела листа одређује које се речи могу употребити приликом упита бази а црна листа је листа строго забрањених речи или знакова ), чиме се регулише шта све може да се постави као упит бази података.

Чување или складиштење података врши се на неколико независних места која су физички одвојена ( нису на рачунару корисника ), и то првенствено на рачунару (Хост сервер) на којем се Апликација налази, а потом и на једном или више рачунара који немају директну везу са провајдером. Чување података одвија се у реалном времену што значи да се сваки унети податак одмах смешта на сва места која су претходно назначена и, самим тиме, база се истог момента ажурира. Решење за подизање нивоа безбедности за још једну лествицу више пронађено је у смештају података на екстерни хард диск (диск који се налази као засебна јединица ван рачунара) који се физички искључује из система на крају сваког радног дана и поново укључује на почетку новог радног дана, онемогућавајући тако било какво оштећење или губитак података.

Шема 1. Ток података у оквиру обезбеђивања и заштите

Не постоји апсолутно безбедни систем заштите података али у оваквој апликацији искориштена су тренутно најбоља решења. Акценат је стављен на могућности да се у случају било каквог квара или хакерског упада у систем исти врати у оперативно стање у што краћем временском року, без губитка похрањених података. Администратори система врше стални надзор над апликацијом и пружају сваки вид стручне помоћи корисницима.

Апликација и Архив

Корисник и надлежни Архив међусобну комуникацију обављају путем Апликације, писменим путем. На самој платформи апликације приступа се делу који садржи преписку (нпр. одобравања предлога Листе категорија регистратурског материјала којем је рок чувања истекао, Решења о надзору, наложеним мерама) и сви потребни законски акти и прописи. База података чува постојећу преписку трајно и једноставном претрагом по кључним речима долази се до жељеног документа који може бити ишчитаван на екрану или штампан. Циљ оваквог начина комуникације је првенствено уштеда у времену и новцу јер се елиминишу поштански трошкови и избацује непотребно долажење радника Спољне службе код клијента. Такође, омогућена је и веза Апликације са скенером, тако да и скенирани документ у виду jpg или неког другог формата, може постати саставни део базе података.

Поред Архивске књиге као основе апликације, иста може да садржи много других, различитих база података и докумената у виду додатних опције Апликације и то:

Деловодни протокол
Пописну листу основних средстава
Евиденцију присуства на послу
Путне налоге са додатним опцијама података за возила
Друге елементе по жељи клијента

Сва описана решења само су део могућности које пружа овакав вид канцеларијског пословања и вођења архиве код ствараоца. Сврха ове и оваквих Апликације јесте смањивање трошкова рада, уштеда времена и простора и највише побољшање организације једне канцеларије и свођење једног радног стола само на компијутер, скенер и штампач.

Семинари, радионице и курсеви из одређених области у великој мери смањују стварање грешки у раду и поједностављују цео процес чувања архивске грађе и регистратурског материјала. Стручни кадрови унутар мреже Архива у Србији организовањем предавања врше активно учешће у стварању мреже позитивног и ефикасног радног окружења.

Ако реално сачинимо трошковник канцеларијског материјала, блоковске робе и папира на месечном нивоу и при томе урачунамо сам процес рада и ефикасност и све то упоредимо са радом уз помоћ апликације, долазимо до евидентне економичности коришћења модерне технологије.

Поглед у будућност

Једна оваква Апликација може бити полазна основа за креирање далеко већих и комплекснијих база података. Једноставним модуларним додавањем (креирањем страница, база и захтева), на лак начин могуће је изградити базу података једног Архива, са свим елементима који су потребни а из којих се може добити систем Електронског архива. Такве комплексне базе појединачних Архива лако се повезују у Јединствени систем база података свих Архива на територији Републике Србије. Бројне су предности умрежавања Архива и ствараоца архивске грађе и регистратурског материјала. Грађани не морају више долазити у подручне Архива ако имају приступ интернету. Опцијом претраге и слања захтева надлежном Архиву лако се долази до информација а после тога и до траженог документа.

Шема 2. Повезивање корисника у мрежу електронског Архива

Закључак

Развој технологије и савремени трендови у области информационих технологија диктирају начин и темпо пословања. Исти трендови приморавају делатности које га прате, попут вођења документације и њеног чувања, да ускладе свој рад. Многобројне предности стварања и коришћења апликације која прати токове, поодавно присутне у другим областима људске делатности, и у архивистици и канцеларијском пословању евидентно оправдавају мала улагања у њихову имплементацију. Електронска Архивска књига може и треба да буде само почетак осавремењавања рада и увођења реда у чување и коришћење архивске грађе у нашој земљи, као и зачетак стварања јединственог архивског система који ће бити ефикацнији, кориснички оријентисан и економичан по питању времена и материјалних издвајања у ову сврху.

Извори

3.http://www.paragraf.rs/propisi/uputstvo_o_kancelarijskom_poslovanju_organa_drzavne_uprave.html

http://www.paragraf.rs/propisi/zakon_o_kulturnim_dobrima.html
http://epotpis.mtt.gov.rs/elektronski-potpis/